프린터의 전원이 켜져 있고 용지도 정상적으로 들어 있는데 윈도우에서는 오프라인으로 표시되어 인쇄가 되지 않는 경우가 있습니다. USB나 와이파이 연결이 잠시 끊겼거나 잘못된 프린터가 선택되고, 대기열에 멈춘 문서가 남아 있을 때 이런 문제가 나타날 수 있습니다.
먼저 프린터 전원과 연결 방식을 확인한 뒤 오프라인 사용 설정과 인쇄 대기열을 점검합니다. 이후 기본 프린터를 다시 지정하고 인쇄 스풀러 서비스를 재시작하면 대부분의 일시적인 오류를 구분할 수 있습니다.
프린터 전원과 연결 상태부터 확인하기
윈도우에 오프라인으로 표시되는 것은 컴퓨터가 프린터와 정상적으로 통신하지 못하고 있다는 뜻입니다. 설정을 변경하기 전에 프린터 본체와 연결 상태부터 확인하는 것이 좋습니다.
프린터 전원을 완전히 다시 시작하기
프린터 전원 버튼만 껐다 켜지 말고 전원 케이블까지 분리해 재시작합니다.
프린터 전원 끄기 → 전원 플러그 분리 → 약 30초 기다리기 → 전원 다시 연결 → 프린터 켜기
프린터 화면에 용지 걸림, 덮개 열림, 잉크·토너 부족과 같은 오류가 표시되는지도 확인합니다. 프린터 자체 오류가 남아 있으면 윈도우에서 연결돼 있어도 정상적으로 인쇄되지 않을 수 있습니다.
Microsoft는 오프라인 프린터 문제의 첫 단계로 프린터 전원을 끄고 플러그를 분리한 뒤 약 30초 후 다시 연결하도록 안내합니다.
USB와 와이파이 연결 확인하기
USB 프린터라면 케이블을 분리했다가 컴퓨터의 다른 USB 단자에 연결합니다.
프린터 USB 케이블 분리 → 컴퓨터의 다른 USB 단자에 연결 → 프린터 상태 다시 확인
USB 허브나 모니터의 USB 단자를 사용하고 있다면 컴퓨터 본체에 직접 연결해 비교하는 것이 좋습니다.
무선 프린터라면 컴퓨터와 프린터가 같은 와이파이에 연결되어 있는지 확인합니다.
컴퓨터의 와이파이 이름 확인 → 프린터의 네트워크 설정 확인 → 같은 와이파이인지 비교
공유기의 2.4GHz와 5GHz 와이파이 이름이 다르거나 프린터가 이전 공유기에 연결돼 있으면 오프라인으로 나타날 수 있습니다. Microsoft도 무선 프린터가 컴퓨터와 동일한 와이파이 네트워크에 연결되어 있는지 확인하도록 안내합니다.
오프라인 사용과 인쇄 대기열 확인하기
연결은 정상인데 오프라인으로 표시된다면 윈도우의 프린터 설정에서 오프라인으로 프린터 사용이 선택됐거나 인쇄 문서가 대기열에서 멈췄을 수 있습니다.
오프라인으로 프린터 사용 해제하기
윈도우 11에서는 다음 경로로 이동합니다.
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 사용 중인 프린터 선택 → 인쇄 대기열 열기
대기열 창의 메뉴에서 다음 항목이 선택되어 있는지 확인합니다.
프린터 → 오프라인으로 프린터 사용 → 체크되어 있다면 해제
인쇄 일시 중지에도 체크가 되어 있다면 함께 해제합니다.
윈도우 버전이나 프린터 프로그램에 따라 메뉴 모양은 다를 수 있지만, Microsoft는 오프라인 상태를 해결할 때 인쇄 대기열에서 인쇄 일시 중지와 오프라인으로 프린터 사용을 선택 해제하도록 안내합니다.
멈춰 있는 인쇄 문서 모두 취소하기
오래된 문서 하나가 대기열에서 멈추면 뒤에 보낸 문서까지 출력되지 않을 수 있습니다.
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 프린터 선택 → 인쇄 대기열 열기
대기 중인 문서를 하나씩 선택해 취소합니다.
대기 중인 문서 마우스 오른쪽 클릭 → 취소
모든 문서를 취소한 뒤 프린터와 컴퓨터를 다시 시작하고 간단한 문서 한 장만 출력해봅니다.
Microsoft는 인쇄 스풀러 오류를 해결할 때 먼저 대기열에 멈춘 인쇄 작업을 모두 취소하도록 안내합니다. 대기열이 비워지지 않으면 스풀러 서비스를 재시작해야 할 수 있습니다.
기본 프린터와 인쇄 서비스 다시 설정하기
같은 프린터 이름이 여러 개 있거나 예전에 사용하던 프린터가 기본값으로 선택되어 있으면 현재 프린터가 오프라인인 것처럼 보일 수 있습니다.
현재 사용하는 프린터를 기본값으로 설정하기
다음 경로에서 실제 사용하는 프린터를 선택합니다.
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 현재 사용하는 프린터 → 기본값으로 설정
기본값으로 설정 버튼이 보이지 않는다면 다음 항목을 먼저 끕니다.
Windows에서 내 기본 프린터를 관리할 수 있도록 허용 → 끔
그다음 원하는 프린터를 다시 선택해 기본값으로 지정합니다.
Microsoft는 오프라인 프린터 문제 해결 과정에서 현재 사용하는 장치를 기본 프린터로 설정하도록 안내합니다. 프린터 목록에 비슷한 이름이 여러 개 있다면 연결 방식과 모델명을 확인해야 합니다.
Print Spooler 서비스 다시 시작하기
인쇄 대기열이 삭제되지 않거나 프린터 상태가 계속 바뀌지 않는다면 인쇄 작업을 관리하는 스풀러 서비스를 재시작합니다.
Windows 키 + R → services.msc 입력 → 확인
서비스 목록에서 Print Spooler를 찾습니다.
Print Spooler 마우스 오른쪽 클릭 → 다시 시작
재시작 메뉴가 보이지 않으면 서비스를 중지한 뒤 다시 시작합니다.
Print Spooler 더블클릭 → 중지 → 시작 → 시작 유형을 자동으로 확인 → 적용
Print Spooler는 윈도우의 인쇄 작업과 대기열을 관리하는 서비스입니다. 이 서비스가 멈추거나 오류가 나면 프린터가 반응하지 않고 문서가 대기열에 남을 수 있습니다.
그래도 오프라인으로 표시된다면 프린터를 제거한 뒤 다시 추가합니다.
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 해당 프린터 선택 → 제거
프린터와 컴퓨터를 다시 시작한 뒤 다음과 같이 추가합니다.
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 장치 추가
프린터가 자동으로 발견되지 않으면 수동 추가 항목을 이용할 수 있습니다. Microsoft는 설치된 프린터를 제거한 뒤 프린터 또는 스캐너 추가를 통해 다시 설치하는 방법을 안내합니다.
자주 묻는 질문
Q. 프린터는 켜져 있는데 계속 오프라인이라고 나옵니다.
USB 케이블이나 와이파이 연결이 끊겼을 가능성이 큽니다. USB 프린터는 다른 단자에 직접 연결하고, 무선 프린터는 컴퓨터와 같은 와이파이에 연결돼 있는지 확인하세요. 프린터 전원도 완전히 분리했다가 다시 연결하는 것이 좋습니다.
Q. 다른 컴퓨터에서는 인쇄되는데 내 컴퓨터에서만 안 됩니다.
프린터 자체보다 현재 컴퓨터의 대기열, 기본 프린터 또는 드라이버 문제일 수 있습니다. 인쇄 대기열을 비우고 Print Spooler를 다시 시작한 뒤 프린터를 제거하고 재설치해보세요.
Q. 프린터 이름이 같은 항목이 여러 개 보입니다.
USB, 와이파이, 네트워크 공유 방식으로 각각 설치되면서 중복된 항목이 생겼을 수 있습니다. 실제 작동하는 프린터를 기본값으로 지정하고 오래된 항목은 제거하는 것이 좋습니다. 드라이버가 중복되거나 오래된 경우 스풀러 오류가 발생할 수도 있습니다.
Q. 인쇄 문서를 취소해도 대기열에서 사라지지 않습니다.
Print Spooler 서비스가 멈췄을 가능성이 있습니다. services.msc에서 Print Spooler를 다시 시작하세요. 그래도 삭제되지 않는다면 컴퓨터를 재시작한 뒤 대기열을 다시 확인합니다.
Q. 공유 프린터만 오프라인으로 표시됩니다.
프린터가 연결된 주 컴퓨터의 전원이 꺼져 있거나 공유 설정과 네트워크 연결이 끊겼을 수 있습니다. 주 컴퓨터와 프린터가 켜져 있는지 확인하고, 회사나 사무실 공유 프린터라면 네트워크 관리자에게 상태를 문의하는 것이 좋습니다. 공유 프린터 문제는 네트워크 설정, 공유 구성과 드라이버 차이로 발생할 수 있습니다.
정리하며 느낀 점
윈도우에서 프린터가 오프라인으로 표시될 때는 프린터 고장보다 연결이 잠시 끊겼거나 대기열이 멈추고, 잘못된 프린터가 기본값으로 선택된 경우가 많습니다.
개인적으로는 프린터 전원 재시작 → USB·와이파이 확인 → 오프라인 사용 해제 → 인쇄 대기열 취소 → 기본 프린터 지정 → Print Spooler 재시작 순서가 가장 효율적이라고 생각합니다. 다른 컴퓨터에서도 인쇄되지 않는지 함께 확인하면 프린터 문제와 윈도우 문제를 빠르게 구분할 수 있습니다.
※ 회사나 공공기관의 공유 프린터는 서버와 관리자 설정을 통해 연결되는 경우가 많습니다. 임의로 드라이버를 삭제하거나 네트워크 주소를 변경하지 말고, 개인 프린터가 아니라면 담당 관리자에게 먼저 문의하시기 바랍니다.
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